Política de tratamiento de datos personales

De conformidad con lo establecido por la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, sobre protección de datos personales, PRODESA y Cia S.A, con el fin de garantizar la protección de la información de sus clientes, usuarios de su página de internet, proveedores, contratistas, trabajadores, ex trabajadores y demás personas, ha dispuesto los mecanismos pertinentes con el fin de proteger sus datos personales de acuerdo a lo establecido en la Ley. Por lo anterior, le informamos que los datos personales por usted suministrados a PRODESA y Cia S.A, directa o indirectamente, serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos en el presente documento.

1. Definiciones Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

  • Cliente: Toda persona para quien la Compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional;
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;

Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

  • Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, que suministre datos personales a la Compañía;
  • Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
  • Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información:PRODESA y Cia S.A, en adelante Prodesa, domiciliada en la Carrera 19 # 90 – 10 Piso 7 Edificio Camacol de la Ciudad de Bogotá D.C., teléfono 3139030, correo electrónico protecciondedatos@prodesa.comy página web www.prodesa.com

3. Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales: Los datos personales por usted proporcionados a Prodesa son recaudados a través de distintos mecanismos y son utilizados para distintas finalidades dependiendo de la categoría de contacto del Titular de la Información.

3.1. Categorías de contactos Titulares de la Información

3.1.1. Clientes, potenciales clientes o personas naturales interesadas en los productos de Prodesa.

i. Prodesa es una empresa cuya actividad principal es la promoción, gerencia, mercadeo y desarrollo de proyectos inmobiliarios destinados a la vivienda, comercio, servicios o industria. Como consecuencia de las actividades comerciales desarrolladas por Prodesa, ésta recauda, almacena, usa y circula información de personas naturales interesadas en adquirir o conocer los productos y proyectos inmobiliarios en los que Prodesa participa y comercializa. Para esta categoría de contactos, Prodesa hace tratamiento de su información con el fin de contactarlos vía telefónica o mediante correo electrónico o correo físico para informarles o enviarles información relacionada con sus productos o para coordinar con la persona interesada aspectos relacionados con la cotización, separación del inmueble objeto del negocio, la firma de la promesa, la firma de la escritura pública de compraventa, la entrega del inmueble, la financiación, el trámite de los subsidios familiares para la adquisición de vivienda a que haya lugar, realizar encuestas de satisfacción y en general, para todos aquellos aspectos de naturaleza comercial, promocional, legal, contractual y financieros que se deriven de la oferta para comercialización de proyectos inmobiliarios destinados para vivienda o para usos comerciales. Para las finalidades antes anotadas, Prodesa recauda información mediante la utilización de distintos mecanismos entre los cuales se encuentran los siguientes:

ii. Formatos físicos de recaudo de datos para clientes, potenciales clientes o personas interesadas en adquirir los productos de Prodesa o en tener información acerca de los productos o proyectos inmobiliarios que Prodesa desarrolla, que son completados en las salas de ventas de Prodesa o en ferias inmobiliarias;

iii. Mediante llamadas telefónicas que el Titular de la Información haga de manera directa a Prodesa o a las salas de atención de Prodesa;

iv. Mediante correos electrónicos enviados por el Titular de la Información a una dirección de correo electrónica de Prodesa o de un empleado miembro del personal de ventas de Prodesa;

v. Mediante el diligenciamiento voluntario de los formatos de recaudo de información personal que el Titular de la Información hace en la página web de Prodesa www.prodesa.com;

vi. Mediante el diligenciamiento voluntario de los formatos de recaudo de información personal que el Titular de la Información hace en una página web distinta de www.prodesa.com pero cuya finalidad es ser contactado por Prodesa telefónicamente o mediante correo electrónico para suministrarle información comercial relacionada con los productos de Prodesa.

3.1.2. Trabajadores de Prodesa o personas interesadas en trabajar en Prodesa. En desarrollo del objeto social de Prodesa, éstacontrata personas naturales en calidad de trabajadores, prestadores de servicios y empresas de servicios temporales para el desarrollo y prestación de servicios. En desarrollo de dichas actividades, Prodesa recibe información personal necesaria para la celebración, ejecución o terminación del contrato de trabajo, para adelantar procedimientos administrativos y analíticos, tales como administración de personal, administración de sistemas de información, contabilidad, facturación y auditorias, envío de notificaciones y mensajes a través de medios físicos y/o electrónicos y compartir esa información con las entidades que lo requieran, para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo. Así mismo, Prodesa recauda, recibe, almacena, circula y hace uso de información personal de personas naturales interesadas en trabajar en Prodesa o que se encuentran en búsqueda de trabajo. Para las finalidades antes anotadas, Prodesa recauda información mediante la utilización de distintos mecanismos entre los cuales se encuentran los siguientes:

i. Contrato de trabajo celebrado entre Prodesa y el trabajador o mediante el diligenciamiento de los documentos que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo o el reglamento de trabajo tales como la inscripción a entidades de ARP, EPS, Pensiones y cesantías, Cajas de Compensación Familiar y entidades financieras para el pago de los salarios;

ii. Contrato de prestación de servicios celebrado entre Prodesa y el contratista persona natural o entre Prodesa y la empresa de servicios temporales;

iii. Hojas de vida enviadas por personas naturales interesadas en trabajar en Prodesa a través de correo físico, correo electrónico o mediante el diligenciamiento de formatos electrónicos disponibles en el sitio web de Prodesa www.prodesa.com o en sitios web especializados o pertenecientes a empresas dedicadas a la búsqueda de talento humano.

3.1.3. Contratistas. Prodesa puede llegar a recaudar datos personales de contratistas con el fin de llevar a cabo cotizaciones sobre productos, trabajos, asesorías y servicios que el proveedor o contratista pueda llevar a cabo a favor de Prodesa, para contactar a proveedores o contratistas en caso de que Prodesa requiera un servicio, asesoría o producto o invitarlos a contratar o licitar o para celebrarcontratos de prestación de servicios, asesorías, suministro de productos y materias primas.

En consecuencia, para las finalidades descritas, Prodesa podrá: A. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente. B. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares. C. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente. D. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. E. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares. F. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención, así como para el desarrollo de encuentros de promoción comercial, rondas de negocios y misiones comerciales. Prodesa podrá compartir con sus aliados de negocios que se sometan a las condiciones de la presente autorización los resultados de los mencionados estudios, análisis, personalizaciones y usos, así como toda la información y datos personales suministrados por los titulares. G.Contratar agencias de medios para el envío de mensajes de texto y de correos electrónicos para solicitar el pago de las obligaciones contraídas con Prodesa, para lo cual Prodesa podrá transferir los datos personales de sus clientes. H.En caso de que Prodesano se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

Prodesa utilizará la información sólo para los propósitos aquí señalados, y no podrá vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que:(i)El Titular de la Información lo autorice expresamente, (ii)Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios que Prodesa les ha encomendado, (iii)Con el fin de proporcionarle al Titularlos productos o servicios de Prodesa, (iv)Para que sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing a nombre de Prodesa o a otras entidades con las cuales Prodesa tiene acuerdos de mercadeo conjunto, (v)Tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi)Según sea requerido o permitido por la ley.

De igual forma Prodesa podrá transferir o transmitir (según corresponda) los datos personales del Titular a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. Prodesa ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de Prodesa sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Prodesa o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

4. Derechos de los Titulares: Son derechos de los Titulares de la Información: (i) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a Prodesa como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Prodesa como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) Ser informado por Prodesa como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; (vi) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Quejas, Consultas y Reclamos: Para realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización cualquier Titular de la Información pueden presentar sus consultas o solicitudes escribiendo al correo electrónico protecciondedatos@prodesa.com, o llamando a la línea de atención en Bogotá al teléfono 3139030, Ext. 200

6. Procedimiento para ejercer los Derechos:Si tiene preguntas acerca de esta política, o cualquier inquietud o reclamo en relación con el manejo que se le dé a sus datos personales por parte de Prodesa, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

i. Realizar la consulta por escrito radicada en las oficinas de Prodesa ubicadas en la Carrera 19 # 90 – 10 Piso 7 Edificio Camacol de la Ciudad de Bogotá D.C.La consulta debe realizarse por escrito dirigido a nombre de la compañía, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia del titular y el teléfono de contacto.

ii. Realizar la consulta a través de correo electrónico a la dirección de correo electrónico protecciondedatos@prodesa.com e indicar en la referencia del asunto “Consulta de habeas Data”.

Al realizar su solicitud de consulta usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de Titular de la Información, Causahabiente del Titular o Representante o apoderado del Titular según corresponda. La acreditación de dichas calidades deberá hacerse mediante el envío o presentación de los siguientes documentos:

  • Si se trata del Titular: Copia del documento de identidad.
  • Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad del Titular, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del causahabiente.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia del documento de identidad del Titular, Copia del documento de identidad del representante o apoderado y documento que acredite la calidad de representante legal o de apoderado.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada porcualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera.

7. Solicitud de supresión de la información de nuestras bases de datos o revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales usted podrá:

i. Realizar la consulta por escrito radicada en las oficinas de Prodesa ubicadas en la Carrera 19 # 90 – 10 Piso 7 Edificio Camacol de la Ciudad de Bogotá D.C. La consulta debe realizarse por escrito, dirigida a nombre de la compañía, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia del titular y el teléfono de contacto.

ii. Realizar la solicitud o reclamo a través de correo electrónico a la dirección de correo electrónico protecciondedatos@prodesa.com e indicar en la referencia del asunto “Reclamo de habeas Data”.

Para la correcta y completa consideración de su solicitud o reclamo, le solicitamos allegar copia del documento de identidad del solicitante, una dirección para notificaciones y envío de respuestas y los documentos que sustenten la solicitud o reclamo.

Al realizar su solicitud o reclamo usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de Titular de la Información, Causahabiente del Titular o Representante o apoderado del Titular según corresponda. La acreditación de dichas calidades deberá hacerse mediante el envío o presentación de los siguientes documentos:

  • Si se trata del Titular: Copia del documento de identidad.
  • Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad del Titular, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del causahabiente.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia del documento de identidad del Titular, Copia del documento de identidad del representante o apoderado y documento que acredite la calidad de representante legal o de apoderado.

Si la solicitud o reclamo no tiene los datos y hechos suficientes que le permitan a Prodesa atenderla y responderla de manera correcta y completa, serequerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábilessiguientes al vencimiento del primer término.

8. Datos Sensibles Cualquier información sensible solicitada a usted, relacionada entre otros, con datos sobre origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud, podrá no ser respondida por Usted.

9. Datos de Menores de Edad El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, previo el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento, de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.

10. Seguridad de la Información: Prodesa ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de Prodesa encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la entidad. Prodesa no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

No obstante lo anterior, Prodesa no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

11. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos de Prodesa:

La presente política entra en vigencia el día 26 de julio de 2013 y las bases de datos se mantendrán vigentes mientras Prodesadesarrolle las actividades de su objeto social.